Вопрос организации мероприятий, содействующих укреплению и развитию отношений Китая и России, на сегодняшний день является более чем актуальным. Китайцы проявляют интерес ко всем отраслям развития России – начиная от технических достижений и заканчивая искусством. Несмотря на это, принципы проведения международных мероприятий общие для любого формата встреч. Поэтому стоит рассмотреть их основные правила.
Организация проведения выставки – практика, знакомая нам еще с библейских времен. Тогда встречи ремесленников и торговцев основывались, в основном, на желании продать свой товар. В Средневековье стали популярны ярмарки, на которые публику развлекали всевозможные бродячие артисты и циркачи, а продажи начали поддаваться техническому контролю. В истории ходят целые легенды о торговцах из Индии, Персии и Финикии. Время и место проведения подобных действий было строго регламентировано.
Индустриальная революция привнесла свои изменения и в организацию ярмарок, которые вдобавок ко всему стали выполнять выставочную функцию. Так, продукцию стали выставлять в качестве своеобразного экспоната. Соглашения о купле/продаже подписывались здесь же. Время вносило свои коррективы в формат проведения международных выставок. А в 60-х годах прошлого века их организаторы настолько активизировались, что это десятилетие навсегда запомнилось под названием выставочного бума. Сегодня проводятся встречи различных видов и форм в зависимости от их целей (организовывают даже виртуальные выставки в Китае).
Типы выставок
Существуют такие виды:
- частные и коммерческие;
- для потребителей и для промышленности;
- одно- и мультисекторные;
- местные, региональные, национальные и международные;
- платформы для торговли;
- конференции;
- форумы
- рыночные ярмарки;
- экспозиции международного уровня.
Потенциальные участники выставки
Среди участников выставок можно встретить непосредственно производителей продукции, торговцев, рекламных агентов, поставщиков различных категорий товаров, исследовательские институты, организации развития торговли и профессиональные организации, представителей масс-медиа, технических работников.
Обозначение цели выставки
Организация международных форумов, как правило, преследует множество целей, среди которых:
- Представление продукции или услуги и привлечение целевой аудитории;
- Изучение рынка и ориентировка в ситуации;
- Получение сведений о возможных клиентах или партнерах;
- Поиск агентов;
- Обсуждение всех тонкостей потенциальных заказов, что поможет стать им реальными;
- Сбор бизнес-контактов и создание рабочей сети;
- Знакомство с трендами в индустрии;
- Обмен опытом с коллегами;
- Сбор всевозможных данных о работе конкурентов;
- Посещение семинаров, мастер-классов, а также местных производителей;
- Посещение других стран и город с целью туризма.
Организация форумов и выставок
Любая встреча, к примеру, международная выставка в Китае, должна сопровождаться бизнес-турами, знакомствами с покупателями, промо-акциями либо модными показами. Естественно, важен в организации такого рода мероприятия не только ответственный подход к делу, но привлечение внимания большого числа региональных и международных партнеров, найти надежных спонсоров и просчитать возможные риски.
Рекомендуют обязательное наличие приветственного стенда, возле которого участники мероприятия смогут найти ответы на все возникающие вопросы. Следует обсудить возможность показа своих экспонатов на ярмарке. Позаботиться стоит и о исправности транспортных средств, которые призваны привозить участников встреч. На выставке должен быть секретарь и команда человек, занимающиеся регистрацией и оплатами различных услуг. Персонал ответственный за проведение мероприятия должен находиться на нем от самого начала и до конца.
Площадь помещения рассчитывается с учетом количества участников со стендами, размеры которых составляют 3*3 метра.
Представители из одной страны или города, как правило, выражают желание располагаться поблизости. Дорожки, стенды и прочие места дислокации в обязательном порядке нумеруются. Для строительства стендов используются материалы, устойчивые к возгоранию и воздействию воды. Перед проведением выставки следует поинтересоваться, какое дополнительное оборудование может потребоваться каждому из участников. Сделать это можно с помощью онлайн анкетирования всех зарегистрировавшихся на посещение вашей встречи.
Рекламная компания для продвижения мероприятия
Подготовкой следует заняться за 2 года до события. Организация рекламы выставки предполагает проведение рекламы во всех средствах массовой информации. Отзывы по подобным компаниям активизируются в последние 3-4 месяца перед мероприятием.
Лендинговая страница — лучший способ рекламы будущей выставки в сети
На лендинговой странице, посвященной предстоящему событию, должна размещаться детальная программа, руководства для участников и посетителей, брошюра с полной информацией о выставке, удобный поиск, форма заявки, пресс-релиз, контактная информация, обращение организаторов и реклама информационных партнеров.
Расходы на организацию выставки
Расходы на организацию выставки состоят из следующих групп:
- Трансфер организаторов и участников;
- Материалы для обустройства помещений;
- Страхование;
- Расходы на проведение выставки (приглашенные гости, аренда оборудования и прочее);
- Обслуживающий сервис;
- Реклама и разработка сайта;
- Проведение мастер-классов, семинаров, встреч с экспертами и т.д.
Организация всевозможных форумов является трудоемким и кропотливым трудом. Поэтому к любой выставке следует долго готовиться, тогда ее результаты пойдут на пользу, как организаторам, так и участникам. Ярким примером удачного проведения таких встреч является Гуанчжоу (выставка в Китае).